Ubuntu, salah satu distro Linux yang paling populer ini merilis versi terbarunya dengan nama kode Precise Pangolin.

Sesuai jadwalnya, Canonical sebagai perusahaan yang mengelola dan menyeponsori pengembangan Ubuntu bersama komunitas open-source, merilis Ubuntu 12.04 LTS pada tanggal 26 April 2012 yang selalu merilis 2 edisi, yakni edisi desktop (Desktop Edition) dan edisi server (Server Edition) dan selalu dirilis dengan bebas (free) sehingga siapa pun dapat menggunakan ubuntu tanpa dipungut biaya lisensi dan anda dapat mengunduhnya di www.ubuntu.com.

Pada catatan rilisnya yang dapat anda baca https://lists.ubuntu.com/archives/ubuntu-announce/2012-April/000159.html, tim pengembang Ubuntu mengaku Tim Ubuntu sangat senang untuk mengumumkan rilis Ubuntu 12,04 LTS (Long-Term Support) untuk produk Desktop, Server, Cloud, dan Core.

Nama kode “Precise Pangolin“, 12,04 melanjutkan tradisi kebanggaan Ubuntu, yaitu mengintegrasikan teknologi open-source terbaru dan terbesar menjadi Distro Linux yang berkualitas tinggi dan mudah digunakan. Tim pengembang Ubuntu telah bekerja keras di tempat kerja melalui siklus ini, memperkenalkan beberapa fitur baru dan meningkatkan kontrol kualitas.

Pada rilis ini terdapat 54 image produk dan 2 image cloud, dengan terjemahan sebanyak 41 bahasa, dan pada arsip proyek pengembangan Ubuntu terdapat 39226 binary package di dalamnya, yang dibangun dari 19179 source package.

Untuk pengguna PC, Ubuntu 12,04 LTS mendukung laptop, desktop, dan netbook dengan tampilan nuansa terpadu berdasarkan versi terbaru dari desktop
shell yang disebut “Unity“, yang memperkenalkan ”Head-Up Display“ kemampuan pencarian. Mencari dan menginstal perangkat lunak menggunakan Ubuntu Software Centre sekarang lebih mudah berkat perbaikan dalam kecepatan, pencarian dan kegunaan.

Head-Up Display

Rilis terbaru dari Kubuntu 12.04 LTS, Edubuntu 12.04 LTS, Xubuntu 12.04 LTS, Mythbuntu 12.04 LTS, Lubuntu 12.04 LTS dan Ubuntu Studio 12.04 LTS juga dirilis pada jadwal yang sama. Mengenai Informasi lebih detil dari derivasi Ubuntu 12.04 LTS seperti yang sudah disebutkan, anda dapat membacanya di sini:

Kubuntu: http://kubuntu.org/news/12.04-release

Xubuntu: http://xubuntu.org/news/12-04-release

Edubuntu http://edubuntu.org/news/12.04-release

Mythbuntu: http://mythbuntu.org/12.04/release

Lubuntu: https://wiki.ubuntu.com/Lubuntu/Announcement/12.04

Ubuntu Studio: https://wiki.ubuntu.com/UbuntuStudio/12.04release_notes

Benarkah popularitas Ubuntu sudah dikalahkan oleh Linux Mint? Simak ulasannya..

Linux Mint adalah distro yang dikembangkan dari Ubuntu ini menduduki peringkat pertama sebagai distro yang paling populer dan diminati oleh pengguna linux di dunia. Peringkat ini dapat kita saksikan di sebuah situs yang mengamati distro-distri Linux populer www.distrowatch.com.

Rangking Linux Mint di Distrowatch.com

Ubuntu yang telah bertahan selama kurang lebih 5 tahun terakhir ini menduduki peringkat pertama nampaknya kini sudah harus mengakui Linux Mint sebagai distro yang lebih diminati pengguna Linux.

Linux mint adalah distro yang dikembangkan oleh komunitasnya dan dipubikasikan tiap rilisnya di www.linuxmint.com sejak tahun 2006 mempunyai visi modern, elegan dan comfortable operating system dalam hal powerful dan easy to use nampaknya sudah mencapai visinya dan dibuktinya dengan terus meningkatnya peminat pengguna distro yang satu ini.

www.linuxmint.com

Semenjak Ubuntu menggunakan Unity sebagai desktop managernya nampaknya benar-berar mengorbankan stabilitasnya dan justru menyebabkan turunnya peminat ubuntu karena mereka merasakan banyak ketidaknyamanan dalam penggunaan dan bug sana-sini, hingga pada titik para pengguna Ubuntu beralih ke distro Linux Mint.

Apa definisi Free Software?

“Free Software” adalah masalah kebebasan / kemerdekaan (liberty), bukan harga. Untuk memahami konsep ini anda harus membayangkan kata “bebas” (free) seperti “bebas bicara” bukan “gratis bir” (free beer). Bebas bicara merupakan kebebasan siapa pun untuk berbicara apa saja, tetapi gratis bir adalah ungkapan yang dikatakan seseorang (dalam gaya hidup barat) pada suatu saat ia mentraktir temannya sebelas bir yang sebenarnya bir itu tidak gratis dan suatu saat kata gratis tidak bisa digunakan lagi karena hanya digunakan saat itu saja.

“Free Software” adalah masalah kebebasan / kemerdekaan penggunanya dalam menjalankan, meng-copy, mendistribusikan, mempelajari, merubah dan meningkatkan kinerjanya software tersebut. Lebih tepatnya mengandung 4 kebebasan :

• Kebebasan untuk menjalankan program untuk tujuan apa pun (kebebasan 0)
• Kebebasan untuk mempelajari bagaimana program bekerja serta dapat di sesuaikan dengan kebutuhan anda (Kebebasan 1). Akses pada kode sumber program merupakan suatu prasayart.
• Kebebasan untuk menyebarluaskan kembali sehingga anda dapat membantu tentangga anda (Kebebasan 2)
• Kebebasan untuk meningkatkan kinerja program, dan dapat menyebarluarkan kembali hasil peningkatan kinerja anda kepada khalayak umum, sehingga dapat dinikmati manfaatnya (Kebebasan 3). Akses kepada kode sumber program merupakan suatu prasayarat.

Sebuah program dapat dikatakan “Free Software” jika memiliki seluruh kebebasan diatas. Dengannya anda bebas untuk menyebarluaskan, dengan atau tanpa modifikasi, gratis atau memungut bayaran dalam mendistribusikannya kepada siapa saja dan di mana saja. Dengan kebebasan seperti ini berarti anda juga tidak harus meminta izin atau bertanya untuk meminta bayaran.

Anda juga memiliki kebebasan untuk memodifikasi dan menggunakannya secara pribadi untuk keperluan anda sendiri, tanpa harus menyebutkan jika hal ini ada dan anda lakukan. Jika anda mempublikasi hasil perubahan yang anda lakukan anda juga tidak wajib memberi tahu kepada siapa pun atau dengan cara apa pun.

Kebebasan untuk menggunakan program berarti bebas untuk siapa saja atau organisasi mana pun untuk menggunakannya untuk keperluan sistem komputer apa pun, untuk pekerjaan apa pun, tanpa harus mengakatakan pada pihak yang pertama kali membuatnya atau kepada suatu entitas.

Kemerdekaan untuk mendistribusikan kembali harus mengandung bentuk program binary dan executablenya, demikian pula dengan kode sumbernya, dimodifikasi mau pun tidak. Mendistribusikan program dalam bentuk runable sangat dibutuhkan untuk dapat diinstal di sistem operasi yang bebas pula.

Dalam pelaksanaan kebebasan ini untuk membuat perubahan, mempublikasikan versi baru, dan membuat menjadi mudah dimengerti, anda harus memiliki akses ke kode sumber dari program tersebut. Oleh karena itu akses ke kode sumber merupakan prasarat bagi free software.

Free Software bukan pula berarti “non-comercial”, ia juga harus bisa digunakan untuk kegunaan-kegunaan “comersial”, pengembangan-pengembangan yang “comersial”, dan pendistribusian yang “comersial”.

Di “GNU Project”, kita menggunakan istilah “copyleft” untuk melindungi kebebasan ini secara legal kepada siapa pun. Tetapi istilah “Non-Copyleft Free Software” juga ada. Kita percaya ada alasan-alasan penting mengapa kita menggunakan istilah “copyleft”, tetapi jika program tersebut merupakan “non-copylefted software”, kita tetap bisa menggunakannya.

Pada saat kita membicarakan free software adalah cara terbaik untuk menghindari terminologi “give away” atau terminologi “for free”, sebab istilah-istilah ini berimplikasi pada membicarakan harga, bukan kebebasan.

Timor Leste adalah negara baru yang bergerak maju ingin merapikan administrasi kependudukan di negara itu.
Pemerintah Timor Leste dalam hal ini Direktorat DNRN Kementrian Kehakiman (DNRN Ministerio Da Justica) Timor Leste sedang membangun sistem kependudukan online. Sebagai pelaksana proyek pengembangan ini PT. Global Teknologi Enterprindo mengutus Masprass untuk melakukan analisa sistem pada bulan November 2008.

Dari hasil analisa sistem ini disimpulkan terdapat 9 layanan publik yang digunakan untuk melayani masyarakat Timor Leste, yakni; registrasi akta kelahiran (certidão de nascimento), registrasi kartu penduduk untuk anak usia 12 hingga 17 tahun (cartões de identificação para crianças), registrasi kartu penduduk dewasa (bilhete identidade), registrasi surat kelakuan baik (bom bompartemento), registrasi sertifikat percawinan (Certidão de Casamento), registrasi sertifikat kematian (certidão de óbito), registrasi sertifikat perceraian (certificado de divórcio), sertifikat adopsi (certificado de aprovação), dan registrasi kewarganegaraan (Certificado de Nacionalidade).

Migrasi ke Linux? Realistiskah?

Linux dan FOSS merupakan fenomena solusi dalam penerapan teknologi informasi dan komunikasi saat ini. Disamping ketersediaannya yang bisa kita dapatkan dengan bebas (free) Linux dan FOSS merupakan teknologi yang dapat diandalkan dan merupakan trend teknologi informasi dan komunikasi saat ini. Dengen lisensi General Public Lisence-nya Linux dan FOSS kini banyak diminati masyarakat yang memanfaatkan teknologi informormasi dan komunikasi dengan penuh rasa tanggung jawab dan rasa memiliki.

Sementara sistem operasi dan software aplikasi yang bersifat proprietary saat ini pun masih banyak di minati masyarakat pengguna teknologi informasi dan komunikasi cuma kebanyakan masyarakat menggunakaanya tidak diiringi rasa tanggung jawab kerena mereka masih menggunakaanya dengan membajak dengan sengaja mau pun tidak. Di samping kesadaran masyarakat tentang pentingnya hak atas kekayaan intelektual (HAKI) nampaknya memang sosialisasi tentang hal ini juga memang masih dirasakan kurang ditambah sudah begitu kuat melekatnya rasa nyaman dengan teknologi yang selama ini dipakai. Menggunakan sistem operasi dan software aplikasi yang bersifat proprietary memang suatu hak siapa pun tetapi tetap harus diiringi rasa penuh tanggung jawab dalam menggunakannya. Bagi individu atau organisasi yang mempunyai cukup dana untuk membeli sistem operasi dan software aplikasi proprietary mungkin bukan merupakan masalah, tetapi bagi individu atau organisasi yang tidak mempunyai dana untuk membeli sistem operasi dan software aplikasi yang bersifat proprietary tentunya ia menjadi masalah besar. Oleh karena itulah sistem operasi dan software yeng bersifat free dan open source kini menjadi alternatif solusi masalah ini.

Berikut ini beberapa alasan kita harus migrasi ke Linux:

1. Menggunakan teknologi Linux dan FOSS adalah legal dan tidak melanggar hukum.

   Linux dan FOSS karena berlisensi GPL maka siapa pun berhak untuk memilikinya dengan sah. Karena berhak memiliki dengan sah maka siapa pun boleh menggunakaanya untuk tujuan apa pun, mempelajarinya, mendistribusikan ulang dan memperbanyak, dan menigkatkan kinerjanya.

2. Teknologi berbasis Linux dan FOSS relatif lebih mudah dan murah untuk didapat.

   Kita bisa mendapatkan Linux dan FOSS dengan mudah dan menggunakan biaya yang relatif sangat murah. Manang menggunakan Linux dan FOSS tidak di pungut biaya sedikit pun tetapi untuk mendapatkannya kita harus menggunakan koneksi internet untuk mendownloadnya, atau membeli CD atau DVD kosong untuk meng-copy-nya, atau membeli CD atau DVDnya langsung ke toko-toko distro Linux dan FOSS terdekat. Jadi yang perlu dikeluarkan biayanya hanya ongkos membeli CD atau DVDnya atau biaya koneksi internetnya untuk men-download-nya.

3. Teknologi berbasis Linux dan FOSS dapat diandalkan.

   Menggunakan teknologi sistem operasi dan aplikasi yang proprietary tidak selamanya dapat diandalkan. Hal ini terbukti dengan maraknya pengganggu seperti virus dan hacker yang justru berkeliaran, menjangkiti dan menular pada teknologi proprietary seperti Microsoft Windows. Memang tidak ada yang bisa menjamin semua sistem operasi dan software aplikasi tidak mungkin terlepas dari gangguan-gangguan seperti virus dan hacker. Tetapi karena arsitektur sistem operasi yang berbeda dengan sistem operasi lain seperti Microsoft Windows tentunya gangguan-gangguan tersebut tidak dapat berlaku sama.

   Sistem operasi berbasis Linux dan FOSS dengan lisensi GPLnya sangat bisa diandalkan. Pada awalnya Sistem operasi berbasis Linux dan FOSS memang lebih banyak diterapkan sebagai komputer server tetapi kini sudah merambah sebagai komputer desktop dengan kematangannya dan kaya dengan ribuan software-software pendukungnya ada yang bersifat free dan open source dan ada juga yang bersifat komersial. Sistem operasi berbasis Linux dan FOSS dengan arsitektur yang mantap dan matang menjadikan sistem operasi yang stabil dan relatif dapat bertahan dari gangguan-gangguan seperti virus dan hacker.

4. Teknologi berbasis Linux dan FOSS didukung banyak komunitas dan tidak akan kehabisan generasi.

   Dengan lisensi GPL maka teknologi berbasis Linux dan FOSS dapat dikembangkan oleh siapa pun sehingga terbentuklah komunitas-komunitas atau kelompok-kelompok yang mengembangkannya di seluruh penjuru dunia, dan ia tidak akan kehabisan generasi yang mengembangkannya dan akan selalu ada sampai dunia ini tutup usia. Jika software yang bersifat proprietary maka harus ada lembaga atau perusahaan yang me-maintainnya. Jika perusahaan itu bangkrut atau terjadi musibah seperti di-bom oleh teroris maka keberadaan software tersebut terancam punah karena sifatnya yang memang tidak FOSS.

Anda ingin migrasi ke Linux dan FOSS?Penerapan sistem operasi berbasis Linux dan Free and Open Source Software (FOSS) pada individu dan organisasi saat ini mulai menjadi trend di Indonesia. Peningkatan terhadap trend penggunaan sistem operasi berbasis Linux justru karena keadaan yang memaksa bangsa kita untuk harus bermigrasi ke sistem operasi berbasis Linux dan FOSS ini. Ketidakmampuan membeli software berbayar bangsa kita menjadi salah satu pemicu migrasi disamping pemicu-pemicu yang lain seperti gangguan virus, mudah dijebol, boros sumber daya hardware, takut dicap sebagai perusahaan yang menggunakan software bajakan, dan masih banyak lagi.

Undang-undang nomor 19 tahun 2002 tentang HAKI memang sudah disyahkan dan sudah resmi berlaku setahun setelahnya, tetapi sayang undang-undang tinggal undang-undang yang tetap masih dilanggar dan nyaris tidak punya aparat yang menegakkannya. Hal ini terbukti masih banyaknya penjual-penjual CD bajakan, pembajakan buku, dan pembajakan lainnya. Pasca datangnya Bill Gates ke Indonesia penegakan hukum yang berdasarkan undang-undang nomor 19 tahun 2002 ini nampaknya baru diperlihatkan taringnya mulai dari dilatihnya aparat tentang penanggulangan pembajakan software hingga swiping software bajakan. Semoga tidak hanya menjadi gertakan di awal-awal saja.

Linux, dengan lisensi General Public License (GPL) dan FOSS menjadi alternatif solusi atas masalah ini. Dan kini sudah banyak individu dan organisasi atau perusahaan melakukan migrasi dari sistem operasi yang selama ini digunakan ke sistem operasi berbasis Linux dan FOSS. Proyek migrasi sebenarnya tidak sesedarhana bak membalikkan telapak tangan. Proyek ini juga memerlukan persiapan yang matang dan biaya biaya yang besar tentunya tergantung seberapa kompleksnya organisasi perusahaan yang ingin bermigrasi. Yang perlu digarisbawahi dan perlu dicatat adalah memang sistem operasi berbasis Linux dan FOSS kebanyakan bisa kita dapatkan nyaris tanpa biaya, tetapi proses migrasi tetapi memerlukan biaya. Karena proses migrasi merupakan sebuah jasa yang perlu dihargai. Jadi paradigma penerapan sistem operasi dan penggunaan aplikasi saat ini sudah mulai bergeser dari yang biasanya berlaku yakni harus membeli software dahulu kemudian menerapkannya dengan biaya pula, menjadi mendapatkan softwarenya dahulu dengan cuma-cuma kemudian menerapkannya dengan biaya.

Dalam proses migrasi ke Linux dan FOSS terdapat langkah-langkah atau pekerjaan-pekerjaan besar yang harus dilakukan yakni :

1. Inventarisir hardware dan software yang saat ini digunakan.
2. Inventarisir hardware dan software yang tidak mungkin digunakan pada sistem yang baru.
3. Tentukan treatment terhadap hardware dan software yang tidak mungkin digunakan pada sistem yang baru (diganti, atau “diakali”, atau dibuat lagi yang baru sekaligus business process reengineering, atau dicarikan teknologi lain yang sepadan).
4. Buat rencana biaya migrasi.
5. Buat rencana waktu (time line) migrasi.
6. Tentukan Project Leader dan Project Member migrasi.
7. Lakukan Migrasi.

Seperti yang telah dideskripsikan pada artikel yang bertopik Menuju Korporasi Berbasis IT, bahwa bangunan IT terdidi dari 3 aspek yakni fondasi, pilar-pilar IT, dan aspek kebijakan strategis organisasi.

Seperti layaknya bangunan rumah pada sebuah rumah pasti memiliki fondasi rumah agar bangunan diatas fondasinya dapat berdiri dengan baik dan kokoh. Biasanya penentuan fondasi disesuaikan dengan rencana masa depan. Rumah yang direncanakan hanya memiliki satu lantai tentunya memiliki struktur fondasi yang berbeda dengan rumah yang direncanakan lebih dari satu lantai. Semakin baiknya struktur fondasinya akan semakin baik pula bangunan yang berada diatasnya. Kriteria baik di sini bukan hanya dari bahan yang digunkan tetapi juga ada aspek-aspek yang lain seperti kesesuaian dengan kebutuhan masa depan, ukuran yang tepat untuk bangunan diatasnya dan lain-lain.

Begitu pula bangunan IT, ia juga mampunyai fondasi. Fondasi bangunan IT juga diseuaikan dengan rencana IT masa depan. Semakin baik fondasi yang dibangun juga akan semakin baik pula bangunan yang berada diatasnya. Fondasi IT adalah pendefinisan proses bisnis dan standarisasi prosedur operasional organisasi.

Dalam dunia usaha, menentukan proses bisnis dan standar prosedur operasional di awal usaha adalah suatu idealisme. Tetapi dalam praktiknya ketika seseorang atau sebuah organisasi memulai usahanya yang dilakukan bukan menentukan proses bisnis dan standar prosedur operasionalnya melainkan menjalankan usahanya dahulu dengan segala keterbatasan sumbar dayanya. Ketika usahanya sudah berhasil dan tumbuh membesar maka ia harus menata sedikit demi sedikit penentuan proses bisnisnya dan menstandarisasi prosedur operasionalnya. Mengapa hal ini musti dilakukan ? Jawabannya adalah karena semakin besarnya usaha tentunya juga akan semakin banyak melibatkan banyak sumber daya manusianya (SDM). Sekali pun si pengusaha atau organisasi yang berusaha itu sanggup membayar berapa pun kepada SDM yang dilibatkannya bukan berarti ia selalu dapat menjalankan usahanya dengan mulus. Tentunya ia akan berhadapan dengan masalah-masalah seperti masuk dan keluarnya SDM (turn-over) yang tinggi, belum tersusunnya alur kerja, moralitas SDM yang belum sesuai dengan harapan, biaya yang sulit diukur dan masih banyak lagi masalah lain yang harus ia hadapi.

Pendefinisan proses bisnis dan standarisasi prosedur operasional pun juga bukan sesuatu hal yang mudah untuk dilakukan bagaikan membalikan telapak tangan. Disamping ia juga membutuhkan tenaga ahli atau konsultan yang mampu melakukan proses ini, hal ini diperlukan sebuah kesamaan visi dan misi dari pendiri (Founding Father) organisasi usaha tersebut. Tidak sedikit tenaga ahli atau konsultan yang ingin melakukan proses ini gagal menjalankan misinya karena sulitnya mendapatkan kesamaan visi dan misi dari Founding Father dari organisasi usaha tersebut. Bahkan banyak organisasi usaha yang Founding Fathernya sendiri tidak memahami atau tidak mengetahui apa yang sebenarnya ia mau, ditambah masalah-masalah lain seperti menolaknya beberapa SDM akan proses ini karena tidak seiring dengan kepetingan yang diusungnya, faktor-faktor biaya dan waktu, kemungkinan keberhasilannya dan lain-lain. Tetapi melakukan pendefinisian proses bisnis dan standarisasi prosedur operasional ini membawa harapan bahwa kerapian dan keselarasan ritme usaha bisa menjadi lebih harmonis sehingga menghasilkan sebuah organsasi usaha yang mantap sehingga menghasilkan produk-produk yang dapat dinikmati oleh banyak penggunanya. Dan inilah harapan semua pengusaha atau organsasi usaha. Dan akan lebih baik lagi sebelum melakukan pendefinisan proses bisnis dan standarisasi prosedur kerja ini perlu dilakukan penyadaran model kedewasaan kemampuan organisasi (The Capability Maturity Model)

Manfaat lain dari pendefinisan proses bisnis dan standarisasi prosedur operasional yang baik adalah terukurnya kualitas dari masing-masing rantai usaha. Apabila masing-masing rantai usaha sudah dapat diukur tentunya akan dapat diukur pula tingkat efisien dan efektivitas organisasi usaha tersebut. Dan akan lebih baik lagi proses ini dilakukan dengan metoda-metoda yang standar internasioal dan dapat dibuktikan serta disertifikasikan oleh lembaga sertifikasi manajemen kualitas seperti lembaga Internasional Standard Organization dalam hal ini sertifikasi ISO 9001:2000 (sertifikasi standar kualitas). Pendefinisian Proses dan Standarisasi Prosedur ini juga dapat dikatakan sebagai proses membangun manajemen kualitas.

Standar internasional ini menetukan persyaratan bagi sistem manajemen kualitas bila sebuah organisasi:

• Perlu memperagakan kemampuannya untuk taat asas memberikan produk yang memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku.
• Bertujuan meningkatkan kepuasan pelanggan melalui penerapan sistemnya secara efektif, termasuk proses pebaikan berlanjut dari sistemnya dan kepastian kesesuaiannya pada persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku.

Bagi sebuah organisasi untuk befungsi efektif, ia harus mengetahui dan mengelola sejumlah kegiatan yang saling beghubungan. Suatu kegiatan yang akan memakai sumber daya, dan dikelola untuk untuk memungkinkan transformasi masukan menjadi keluaran, dapat dianggap sebagai proses. Acap kali keluaran suatu proses merupakan masukan bagi yang berikutnya.

Organisasi harus menetapkan, mendokumentasikan, menerapkan dan memelihara sistem manajemen kualitasnya dan terus menerus memperbaiki keefektifannnya. Organisasi harus:

• Mengetahui proses yang diperlukan untuk sistem manajemen kualitas dan penerapan di seluruh organisasi.
• Menentukan urutan dan interaksi proses-proses ini.
• Menetapkan criteria dan metoda yang diperlukan untuk memastikan bahwa baik operasi maupun kendali proses-proses ini efektif.
• Memastikan tersedianya sumber daya dan informasi yang diperlukan untuk mendukung operasi dan pemantauan proses-proses ini.
• Memantau, mengukur dan menganalisis proses-proses ini.
• Menerapkan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang direncakan dan perbaikan proses-proses ini.

Dalam setiap organisasi usaha apa pun bentuknya, termasuk juga koperasi pasti mempunyai proses bisnis baik disadari atau tidak oleh pelaku bisnisnya. Apa sebenarnya proses binsi itu ? Proses bisnis adalah sekumpulan aktifitas yang terstruktur sehingga terbentuk rantai-rantai aktifitas yang menghasilkan suatu produk. Kita ambil contoh, pada proses pembuatan makanan Tahu. Makanan ini adalah hasil proses dari sekarung kedelai yang dikeluarkan dari kulitnya, dicuci, digiling dan dicetak menjadi Tahu. Pada masing-masing proses pembuatan Tahu ini tentunya melibatkan SDM yang malaksanakan masing-masing rantai aktifitas. Dan setiap rantai aktifitasnya mengharuskan ada standar ukuran kualitas agar mudah untuk menentukan berapa yang harus dibayarkan kepada SDM pada masing-masing rantai aktivitas.

Pada organisasi yang sudah melibatkan sumber daya yang lebih banyak tentunya pendefinisian proses bisnis dan penentuan ukuran kualitasnya sudah sangat diperlukan supaya manajemen dapat melakukan treatment terhadap masing-masing sumber daya dan produk yang dihasilkannya. Sumber daya organisasi yakni SDM-nya, materialnya atau barang atau jasa yang diprosesnya, alat-alatnya atau mesinnya, uangnya, dan data sekaligus informasinya. Apabila pendefinisian proses bisnis dan standar ukuran belum dimiliki oleh manajemen organisasi tentunya akan sulit sekali menentukan treatment kepada masing-masing sumber dayanya dan produk yang dihasilnnya. Ia tidak mungkin dapat menentukan reward and punishment terhadap SDM-nya dengan baik, ia tidak mungkin memproses materialnya dengan baik, ia tidak mungkin dapat menentukan dan memelihara teknologi mesin yang digunakan dengan baik, ia tidak mungkin mengelola keuangannya dengan baik, ia tidak mungkin dapat mengelola data dan informasinya dengan baik dan tidak mungkin pula dapat ditentukan baik atau buruknya kualitas suatu produk yang dihasilkannya.

Pendefinisian proses bisnis dan standarisasi ukuran merupakan alat yang digunakan untuk melakukan treatment. Maka sangat wajar jika banyak ketidakadilan terhadap tenaga kerja cuma manajemen organisasi usahanya tidak punya alat untuk melakukan treatment sehingga timbul banyak masalah lain seperti mogok kerja dan demonstrasi karyawan.

Inti dari manajemen kualitas ini adalah bahwa setiap rantai aktifitas bisnis terdokumentasi dengan baik dan dapat diukur kualitasnya serta melakukan peningkatan kualitas terus menerus. Hal ini sesuai dengan filosifi manajemen kualitas ISO 9001:2000 yakni :

• Tulis apa yang kita kerjakan.
• Kerjakan apa yang kita tulis.
• Review.
• Tingkatkan.

Dalam proses pendefinisan proses bisnis penulis biasanya menggunakan metoda menggambar rantai nilai (value-chain). Metoda ini ditemukan oleh Prof. Mike E. Porter. Rantai nilai merupakan sebuah gambar yang didalamnya terapat gambaran rantai aktifitas ini maupun gambaran rantai aktivitas pendukung. Dengan berhasil menggambar rantai nilai yang baik maka akan lebih memudahkan kita melihat atau memetakan proses bisnis, treatment apa yang harus dilakukan, berapa SDM yang dibutuhkan, teknologi apa yang diperlukan dan berapa biaya harus dikeluarkan untuk menjalan roda usaha atau bisnis yang kita petakan.

Dalam membangun manajemen kualitas penulis juga alat-alat lain selain rantai nilai antara lain data-flow diagram, flow-chart dan kamus data.

Dokumentasi dalam manajemen kualitas jika diurutkan berdasarkan hirarkinya antara lain :

Manual Mutu.

Manual Mutu adalah dokumentasi standar ukuran-ukuran dan kodifikasi yang disepakati oraganisasi. Seperti pengkodean nomor induk karyawan, pengkodean perkiraan akuntansi, ukuran baik atau buruk sebuah produk dan lain-lain. Sehingga setiap kualitas proses dan kualitas hasil selalu mengacu pada dokumen ini.

Kebijakan Mutu.

Kebijakan mutu adalah dokumen yang berisi kebijakan strategis dalam menjalankan proses manajemen kualitas. Misal kebijakan prosentase keberhasilan tahun ini untuk mencapai tujuan tertentu. Jika syarat standarisasi dari manual mutu bisa dipenuhi semua tentunya akan lebih mendekati keberhasilan. Tapi pada praktiknya sangat jarang organisasi yang dapat memenuhi persyaratan manual mutu, pasti mempunyai keterbatasan-keterbatasan sehingga memerlukan toleransi-toleransi dalam pencapaian tujuan dan dilakukan perbaikan terus menerus.

Sasaran Mutu.

Sarasan Mutu adalah dokumen yang berisi pencapai-pencaian yang akan direalisasikan pada periode tertentu periode bisa kuartal atau semester.

Prosedur kerja.

Prosedur kerja adalah dokumen yang berisi prosedur-prosedur kerja dalam merealisasikan sasaran mutu, baik berupa prosedur-prosedur kerja rutin ataupun prosedur-prosedur yang sifatnya sementara (taskforce).

Prosedur kerja merupakan daftar langkah-langkah dalam melakukan satu pekerjaan. Misal dalam proses pendaftaran anggota koperasi, seorang calon anggota harus mengisi formulir anggota baru, membayar iuran wajib dan membayar iuran pokok.

Instruksi Kerja.

Instruksi adalah dokumentasi yang berisi instruksi atasa prosedur-prosedur yang harus dilakukan dalam suatu jabatan tertentu. Misal ada sebuah jabatan kasir market ia harus melakukan prosedur pencatatan pemasukan uang, pencatatan pengeluaran uang, dan prosedur membuat laporan posisi kas.

Job Description.

Job description adalah dokumentasi instruksi-instruksi kerja atas nama seorang personil dalam organisasi.

Kontrak dan Dokumentasi Remunerasi.

Kontrak adalah dokumentasi kesepakatan kerja antara kedua belah pihak personil dengan organisasi. Dokumen Remunerasi adalah daftar paket upah yang diterima personil atas pekerjaan yang disepakati.

Manajemen Kualitas dan Bangunan IT.

Seperti yang telah disinggung di atas bahwa penerapan sistem manajemen kualitas adalah fondasi bangunan IT, hal ini berarti bahwa bangunan IT yang baik adalah bangunan IT yang mempunya fondasi penerapan sistem manajemen kualitas yang baik. Keberhasilan penerapan sistem manajemen kualitas yang baik sangat menentukan proses pengembangan IT di masa depan. Hal ini tentunya sebuah idelisasme.

Banyak organisasi dalam menerapkan pengembangan IT yang tidak dilandasi fondasi manajemen kualitas yang baik bahkan tidak memiliki fondasi manajemen kualitas sama sekali. Penerapan dengan metoda semacam ini bisa saja dilakukan tetapi menimbulkan banyak masalah dikemudian hari seperti organsasi harus membayar tenaga pengembang IT yang terus menerus , cakupan pengembangan yang tidak terukur, sistem yang IT yang “tambah sulam”, hingga proyek pengembangan yang tidak pernah selesai (Never Ending Project). Dan tentunya hal inilah yang tidak diingin oleh semua organisasi usaha khususnya koperasi.

Dalam rangka mengintegrasikan IT di suatu korporasi pembangunan fondasi ini sangat mutlak diperlukan. Standarisasi prosedur-prosedur operional sebuah korporasi perlu dilakukan agar memiliki kesegaman dan keserasian prosedur. Standarisasi dokumen-dokumen koperasi perlu dilakukan agar semua pengguna dapat dengan mudah menggunakannya sehingga masalah “turn-over” karyawan bisa terjawab solusinya. Standarisasi alat ukur kualitas perlu dilakukan agar tidak lagi terjadi ketidakadilan dan semakin mudah untuk mengukur kualitas produk yang dihasilkan. Dan kesemua ini dalam rangka mencapai nilai kepuasan pengguna produk pada titik yang maksimal.

Tidak dibangunyan fondasi IT ini tentunya akan menyulitkan pengembangan pembangunan IT. Dapat kita bayangkan jika tidak diketahui berapa jumlah prosedur yang ada dalam organisasi maka tentunya akan sulit pengembang IT membuat modul-modul program, sulit untuk menentukan biaya untuk pengembangan IT, sulit untuk menentukan teknologi yang harus diterapkan dan sulit untuk menentukan berapa jumlah SDM yang diperlukan untuk melaksanakan proses pengembang IT dan jumlah SDM yang diperlukan ketika IT diterapkan.

Seperti yang telah disinggung diatas bahwa dalam pembangunan fondasi IT ini tidak semudah membalikkan telapak tangan melainkan begitu besar “effort” yang musti dilakukan dan tentunya membutuhkan biaya yang tidak sedikit.

Tips mengakses home directory linux dari windows dengan samba server.

Setiap user yang di daftarkan di Linux secara default mempunyai home directory. Misalnya ada user budi maka secara default mempunyai home directory yakni /home/budi. Untuk mengakses home directory di Linux dari Microsoft Windows melalui LAN maka kita bisa memanfaatkan Samba. Hal ini juga diasumsikan bahwa koneksi jaringan antara komputer menggunakan Linux dan komputer menggunakan Microsoft Windows sudah terkonfigurasi dengan baik.

Untuk dapat mangakses home directory Linux dari Microsoft Windows pada perinsipnya sangat mudah yakni menyamakan username dan password Linux dan username dan password Microsoft Windows yang di sinkronisasi dengan username dan password Samba. Sebagai contoh kita daftarkan user baru dengan nama “aulia” di Linux dengan perintah sebagai berikut :

# useradd aulia

Kemudian kita beri password user aulia dengan perintah sebagai berikut :

# passwd aulia

Apabila kedua perintah dilakukan dengan sukses hal ini menanda bahwa proses pendaftaran username dan password di Linux sukses.

Kemudian kita daftarkan user dan password Samba di Linux dengan perintah sebagai berikut :

# smbpasswd –a aulia

Apabila peritah diatas dilakukan dengan sukses hal ini juga menandakan bahwa proses pendaftara username dan password di Samba juga sukses.

Kemudian pada komputer yang bersistem operasi Microsoft Windows didaftarkan pula username dan password “aulia” dengan fasilitas “User Account” yang tersedia di “Control Panel”.

Kemudian Login pada kompter yang bersistem operasi Microsoft Windows dengan username “aulia”. Setelah kita berhasil login dengan user “aulia” kemudian bukalah Microsoft Windows Explorer dan akseslah komputer yang terinstall Linux malaui “Network Neighborhood” maka kita pun bisa mengakses folder dengan nama “aulia” yang merupakan home directory user “aulia” di Linux. Dan kita bisa menyimpan, meng-edit atau pun menghapus file pada directory tersebut. Mudah bukan ? selamat mencoba.

Bagi Saya Linux adalah sebuah kotak misteri yang sangat menarik untuk senantiasa dibuka, dilihat isinya, diambil manfaatnya dan sumber inspirasi impian besar saya.

Sebenarnya saya mendengar sebuah terminology “Linux” itu sekitar tahun 1995-an. Saat itu selain Linux merupakan salah satu materi yang diajarkan dalam salah satu matakuliah, Linux juga diimplementasikan pada beberapa server di laboratorium komputer di kampus Saya. Saat itu yang mengintall Linux adalah kepala laboratorium komputer dan salah satu asistennya yang tertarik dengan Linux. Kalau tidak salah distro Linux yang digunakan pada saat itu adalah distro Slackware entah versi berapa. Terus terang pada saat itu Linux bagi saya masih belum menjadi prioritas utama dalam benak Saya. Pada saat itu saya justru masih mefokuskan pada salah satu bahasa program dan pemodelan system informasi dan memang jurusan yang saya pilih pada saat kuliah adalah Sistem Informasi. Jadi Linux saat itu cuma sekeda dilihat-lihat saja dengan perintah ls atau paling jauh mencoba browsing internet dengan lynx yang memang bagi lynx merupakan barang yang sangat aneh karena bisa manampilan internet dalam modus teks.

Eksperimen Linux.

Saya mulai benar-benar terarik dengan Linux dan ingin menginstalnya pada pertengahan 2003 karena selain hasil mengikuti salah satu seminar pengenalan Linux dan internet saya ada sisi-sisa lain yang membuat saya bersemangat untuk membuka, melihat dan mengambil manfaat dari “kotak misteri” yang satu ini antara lain bahwa Linux adalah system operasi alternative, Linux memancing orang menjadi lebih pintar tidak hanya dengan tentang Linuxnya saja tetapi hal-hal lain yang bekenaan dengannya seperti jaringan dan internet bak bola salju yang menggelinding, dan yang lebih penting dan sangat berarti adalah menggunakan sistem operasi ini tidak membajak, tanpa was-was, halal dan pengembangannya sesuai “Syariah”. Dan kebanyakan dari eksperimen saya dengan Linux, CD-CD Linux yang saya gunakan saya dapati dari majalah INFOLINUX atau saya unduh sendiri dari internet. Dan distro yang saya install pertama kali adalah Redhat 9.

Pada saat saya menjabat sebagai kepala laboratorium komputer di salah satu Sekolah Tinggi Ekonomi Islam di kota Bogor, saya menjadikan Linux sebagai server proxy untuk berbagi internet dan Primary Domain Controller (PDC) untuk login masing-masing mahasiswa. Sementara pada workstation masih menggunakan WindowsXp Bajakan. Pada saat itu Linux yang saya gunakan adalah Fedora Core 4 dan tentunya melalui tahapan-tahapan pembelajaran, gonta-ganti distro Linux dan kontemplasi yang panjang untuk mewujudkan ke-2 fungsi server ini. Dan memang pada saat itu kemudahan, dokumentasi dan dukungan komunitas berpihak pada distro Fedora. Untuk Proxy Server saya gunakan Squid, untuk webfilter Saya gunakan Dansguardian, Untuk PDC Saya gunakan Samba. Karena pekerjaan atas jabatannya lebih luas disbanding sekedar mempelajari Linux, maka yang saya lakukan adalah saya harus begadang di laboratorium komputer itu untuk mempelajari Linux. Dan mulai saat itu Saya sudah mendapat gelar DokTor alias mondok di kantor karena tempatnya merupakan pondok pesantren, suasana malam yang tenang tidak ada yang mengganggu juga koneksi internet juga cepat karena hanya Saya sendiri yang menggunakan. Mimpi yang belum kesampaian pada saat itu memigrasi komputer-komputer workstation ke Linux. Mudah-mudahan mimpi itu bisa diwujudkan oleh pengganti Saya.

Pada saat saya mejabat sebagai IT Manager pada Primer Koperasi Angkatan Udara Markas Besar TNI AU Cilangkap (Primkopau Mabesau) www.koperasiau.com. Koperasi ini adalah salah satu kopersi dengan asset yang sangat besar dan unit bisnis yang sangat banyak serta mempunyai kantor cabang yang banyak pula. Beberapa unit bisnis yang besar antara lain adalah unit simpan/pinjam dan Unit Mini Market. Saat ini saya menggunakan Linux penuh dengan warna-warni dan cita rasa. Untuk Proxy Server saya gunakan Distro Fedora 6, Untuk PDC saya gunakan Distro OpenSuSE 10.3 dan di laptop Saya gunakan gonta-ganti distro. Mengapa demikian ? Disamping secara pribadi Saya senang mencoba-coba distro Linux, juga karena perbedaan pada masing-masing fungsinya dan kemudahan setting konfigurasinya. Alasan lain adalah karena lagi-lagi tanggung jawab amanat atas jabatan yang diberikan masih lebih besar dari pada sekedar mengeksplorasi Linux. Yang jelas masih perlu “mondok” di kantor lagi

Pada Proxy Server saya gunakan Fedora 6 karena perfoma stabil, cukup “secure” tidak membutuhkan spesifikasi hardware mahal serta menudahan settingnnya terutama dalam hal routing. Pada PDC Saya gunakan distro OpenSuSE 10.3 karena disamping tampilannya yang cantik ia juga mudah dalam pengkonfigurasikan PDC dengan Samba menggunakan YaST-nya dan nampaknya distro yang satu ini memang sudah sangat siap digunakan sebagai File Server atau PDC serta distro ini nampaknya benar-benar membawa kultur perusahaan sponsornya yakni Novell yang terkenal memproduksi Novell Netware yang sangat tangguh sebagai file server. Laptop saya gunakan sebagai media bereksperimen terhadap distro-distro Linux. Seingat saya distro-distro yang pernah diinstall di laptop Saya antara lain Mandriva, Ubuntu, Kubuntu, Blankon, Fedora, PCLinuxOS, Centos Linux, dan OpenSuSE. Dari sekian distro yang sangat berkesan adalah PCLinuxOS karena sangat mudah dalam instalasinya dan hampir semua kebutuhan seperti driver wi/fi dan akses data pada partisi ntfs sudah terkonfigurasi otomatis.

Mimpi-mimpi.

Impian selanjutnya adalah memigrasi komputer-komputer workstation yang saat ini masih menggunakan WindowsXp karena ketergantungan penggunaan sistem operasi buatan Bill Gates ini masih sangat tinggi. Beberapa calon distro yang bakal menggantikan dan masih dipertimbangkan antar lain PCLinuxOs, Mandriva, Damm Small Linux, dan Blankon. Untuk unit simpan-pinjam saya optimis karena teknologi bakal calon software sistem simpan-pinjamnya berbasis Java dan akan online-realtime bisa diakses pada semua kantor cabang yang pada masing-masing komputer workstationnya hanya membutuhkan web browser, koneksi internet dan passbook printer saja. Yang masih sulit diwujudkan adalah memigrasi komputer workstation untuk unit mini market karena software sistem ini masih berbasis windows dan nampaknya memang masih jarang pengembang aplikasi jenis ini yang berbasis Linux atau open source software (OSS).

Salah satu impian besar lain adalah mewujudkan Primkopau Mabesau menjadi koperasi contoh untuk koperasi-koperasi lain atau UKM-UKM lain dalam berbasis Linux dan open source software. Saat ini masih sebagian besar koperasi atau UKM masih menggunakan sistem operasi dan software-software pendukung lainnya dengan membajak tanpa rasa malu dan berdosa karena mereka memang belum tahu atau menyadari bahwa yang mereka lakukan adalah membajak, tatapi di sisi lain kita belum menyiapkan solusi alternatifnya. Saat ini memang sudah waktunya untuk menyiapkan perubahan ke arah berbasis Linux dan OSS, mulai dari sektor pendidikan hingga pengembang professional.

Saya juga pernah “bermimpi” lembaga-lembaga keuangan mikro seperti Bank Perkreditan Syariah (BPRS), Baitulmaal Wat Tamwil (BMT), Koperasi Syariah dan pondok-pondok pesantren menggunakan Linux dan OSS sebagai basis aplikasi dan basis pendidikannya. Ini adalah sebuah keadaan yang sangat ideal tentunya. Ideal dari sisi teknologi maupun legalitasnya.

Impian besar lainnya adalah mendirikan pondok pesantren yang menyiapkan Sumber Daya Manusia (SDM) siap menyongsong pengembangan Linux dan OSS. Mengapa pondok pesantren ? Disamping mengusung semangat ke-“Syariahannya”, halal dalam penggunaan teknologinya alias tidak membajak dan kebutuhan SDM berbasis ini menjanjikan masa depan yang cerah baik bagi individu santrinya yang pintar, berkhlak sholeh berwawasan teknologi masa depan maupun bagi perkembangan teknologinya. Sehingga kita mengurangi ketergantungan terhadap bangsa lain terutama bangsa yang mencengkram bangsa kita, juga bangsa kita terbebas dari julukan bangsa yang diawasi oleh World Trade Organization (WTO) karena sebagai bangsa pembajak. Saya sangat berkeyakinan –walaupun Saya belum pernah mengenyam pendidikan di pesantren, hanya berdasarkan pengamatan terhadap mahasiswa-mahasiswa saya yang berasal dari pesantren, mereka mempunyai keunggulan dan semagat yang tinggi- bahwa dengan pendidikan yang berpihak pada basis ini diterapkan dalam pola pondok pesantren di masa depan kita tidak lagi kekurangan SDM yang mampu membangkitkan bangsa ini kearah yang lebih baik terutama dalam bidang teknologi komunikasi dan informasi. Saya juga meyakini banyak rekan pengguna Linux dan OSS juga mempunyai mimpi yang sama. Mudah-mudahan dengan dibacanya testimoni ini ada mau bekerja sama mewujudnya mimpi-mimpi indah ini.

Masih banyak lagi misteri-misteri yang harus saya pelajari saat ini saya masih lebih banyak fokus mempelajari Samba karena ia merupakan kebutuhan mendesak saat ini. Beberapa hal yang masih membuat saya penasaran antara lain tentang konsep dan konfigurasi Domain Name System, Firewall, Routing, Kernel dan Remastering Distro Linux. Oleh karena itu saya juga gemar mengunduh file-file ebook dari internet yang berkenaan dengan Linux, Networking dan Programming. Semoga saya selalu diberi kesehatan dan banyak waktu lagi untuk mempelajari Linux dan OSS serta menjadi amal sholeh dan bekal di akhirat kelak. Amin.

Warna-warni Linux-ku, warna-warni mimpiku.

Teknologi Informasi atau Information Technology atau sering disebut dengan “IT” saja saat ini adalah sudah menjadi kebutuhan mendasar dalam setiap organisasi bisnis atau perusahaan.

Terbukti saat ini nyaris tidak ada organisasi bisnis atau perusahaan yang tidak menggunakan tekonologi informasi khususnya komputer. Dalam rangka turut serta dalam persaingan bisnis, efisiensi dan efektifitas bisnis menjadi alasan utama mengapa orang menggunakan Teknologi Informasi.

Teknologi Informasi mulai dari komputer, telepon genggam hingga internet kini sudah kian bisa dirasakan hampir semua lapisan masyarakat. Saat ini hampir tidak ada orang yang mengirimkan kartu lebaran, kartu natal atau kartu-kartu ucapan lainnya lewat kantor-kantor pos karena sudah ada Short Message Service (SMS). Saat ini nyaris tidak ada orang yang mengirimkan uang melalui weselpos –yang katanya lama sampainya—melainkan sudah menggunakan transfer rekening bank. Saat ini kian banyak media-media transaksi bisnis mulai dari kartu debet, kartu kredit hingga SmartCard yang merupakan kartu elektronik yang multifungsi mulai dari menyimpan data identitas pribadi, data rekening listrik, data rekening bank hingga sebagai alat pembayaran seperti transaksi pembelian barang di minimarket, bayar tagihan telepon dan lain-lain.

Perkembangan alat-alat IT juga merupakan suatu yang perlu dicermati dengan serius dan merupakan masalah lain lagi karena begitu cepatnya perkembangannya sehingga terkadang menyulitkan kita memilih karena jika salah stategi menggunakan alat-alat IT yang dibutuhkan akan menyulitkan diri kita sendiri mulai dari cepat usangnya alat-alat tersebut sehingga menjadi barang rongsokan yang tidak bisa dimanfaatkan hingga pembengkakan biaya yang malah menjadi masalah besar di kemudian hari. Dan setiap organisasi apa pun jenis usahanya yang melibatkan IT maka ia juga berharap besar akan mendapatkan keuntungan yang sebesar-besarnya dari alasan efisien dan efektitas yang dijanjikannya.

Membahas masalah IT bukan hanya membahas masalah alat-alatnya melainkan juga harus diperhatikan aspek-aspek pendukungnya seperti orang yang menggunakannya, bagaimana instalasinya, bagaimana merawat dan menangani masalah-masalahnya, kelengkapan dokumentasinya, organisasinya dan biaya yang harus dikeluarkannya. Bahkan organisasi juga berharap dengan diterapkannya IT dapat pula merubah paradigma dan perilalaku SDM karena janji sistematisnya suatu sistem IT yang diterapkannya.

Setiap organisasi bisnis pun tidak luput dari kebutuhan akan IT. Mulai dari pengolahan data karyawan, akuntasi hingga perhitungan sisa hasil usaha dan lain-lain semuanya melibatkan IT. Semakin besar bisnis suatu korporasi akan semakin besar pula kebutuhan IT-nya. Perlakuan IT untuk koperasi pun sebenarnya tidak berbeda dengan organisasi bisnis lainnya yakni tetap berbasis kepada kebutuhan masing-masing organisasi tetapi mungkin tetap menggunakan alat dan biaya yang sebanding dengan organisasi bisnis lainnya.

Dalam rangka mewujudkan koperasi yang berbasis pada IT ada aspek-aspek yang harus dipersiapkan antara lain proses bisnis dan standar prosedur, biaya, sumber daya manusia (SDM), perangkat lunak perangkat keras dan kebijakan strategis organisasi yang mana perpaduan aspek-aspek tersebut merupakan bangunan IT itu sendiri.

Bangunan IT

IT dibangun atas 3 aspek yakni pertama, aspek fondasi yang berisi proses bisnis dan strandar prosedur. Kedua, aspek pilar IT itu sendiri yang meliputi biaya, perangkat lunak, perangkat keras, SDM dan organisasi IT. Ketiga, aspek kebijakan strategis organisasi.

Bangunan IT

1. Fondasi IT.

Setiap organsasi pasti mempunyai proses bisnis (business process) dan setiap bisnis proses pasti memiliki prosedur-prosedur untuk melaksanakan proses bisnis itu. Ada organisasi yang belum membakukan proses bisnis dan prosedurnya sehingga biasanya prosedur-prosedur yang digunakan belum tertata dengan baik sehingga menimbulkan masalah-masalah seperti ketimpangan kerja, inefisiensi kerja dan ketidakefektifan kerja. Apabila diterapkan IT pada organisasi semacam ini tentunya penerapan IT tersebut akan tidak banyak memberi manfaat bagi organisasi tersebut bahkan cenderung akan merugikan organisasi. Akan lebih baik sebuah organisasi apabila ingin menerapkan IT melakukan standarisasi prosedur. Tetapi dalam melakukan standarisasi prosedur bukan berarti tidak ada konsekuensi-konsekuensi seperti menyewa konsultan untuk merapikan prosedur, terjadi perubahan organisasi yang sporadik, terjadi “rolling” SDM dan lain-lain, atau resiko-resiko seperti perlu biaya ekstra untuk membayar konsultan, menolaknya SDM dengan prosedur yang baru, penambahan insfrastruktur penunjang dan lain-lain.

2. Pilar-Pilar IT.

Seperti yang telah disinggung di atas bahwa IT mempunya pilar-pilar yang meliputi Biaya, SDM, Perangkat Lunak, Perangkat Keras dan Organisasi IT.

Biaya.

Biaya merupakan faktor penting dalam penerapan IT. Banyak orang mengatakan “IT itu mahal..!” tentunya ungkapan ini sangat tergantung siapa yang menginginkan penerapan IT itu karena ialah yang akan mengeluarkan biayanya. Bagi organiasi yang mempunyai dana besar bisa jadi ungkapan tadi tidak tidak berlaku, akan tetapi sebaliknya bagi organisasi yang mempunyai dan terbatas atau pas-pasan maka ungkapan tadi jadi berlaku.

Memang dalam penerapan IT faktor ini marupakan faktor yang mendominasi dalam pengambilan keputusan penerapan IT dalam organisasi. Tidak ada penerapan IT yang tanpa mengeluarkan biaya. Faktor biaya yang dibutuhkan mencakup biaya pengadaan, instalasi, perawatan, dan SDM. Besar kecilnya biaya yang dibutuhkan tentunya ditentukan seberapa besar area bisnis yang ingin diterapkan dan teknologi seperti apa yang dibutuhkan karena begitu banyak pilihan teknologi yang masing-masing mempunyai konsekuensi-konsekuensi dan risiko-risiko. Jika sebuah badan usaha seperti penjualan vocer pulsa dan penjualan telepon genggam mungkin hanya membutuhkan 1 komputer dan 1 printer dengan perangkat lunak aplikasi perkantoran dan aplikasi khusus penjualan dan tentunya hanya membutuhkan biaya tidak lebih dari 10-juta rupiah. Akan tetapi jika badan usaha itu berupa koperasi simpan/pinjam dengan banyak kantor cabang dan melayani ribuan anggota akan membutuhkan teknologi yang lebih dari besar bahkan membutuhkan media komunikasi komputer serta membutuhkan SDM yang beragam karena lebih banyak opersional dan standar remunerasi yang lebih beragam, hal ini tentunya akan membutuhkan biaya yang sangat besar hingga ratusan juta rupiah bahkan miliaran rupiah.

Sumber Daya Manusia.

Sumber daya manusia dalam penerapan IT juga merupakan faktor penting karena IT membutuhkan tenaga khusus yang dapat penerapannya. Kebutuhan akan SDM di bidang IT sangat tergantung pada besar kecilnya cakupan IT yang diterapkan. Semakin besar Cakupan IT yang dibangun maka akan semakin besar pula SDM yang dibutuhkan.

SDM yang dibutuhkan IT antara lain Teknisi IT, Analis Sistem, Perancang Sistem, Programmer, Database Administrator, dan Dokumentator Sistem.

Sebuah koperasi simpan/pinjam dengan 1 kantor tanpa cabang mungkin hanya akan membutuhkan 1 orang tekhnisi untuk merawat sistem yang ada kerena urusan perangkat lunak dan perangkat keras sudah dikonfigurasikan oleh SDM dari pihak pengembang (outsourcing). Berbeda lagi dengan koperasi simpan/pinjam dengan banyak kantor cabang tentunya akan lebih banyak membutuhkan tenaga IT, apalagi jika koperasi dengan lebih banyak unit bisnis tentunya akan lebih banyak membutuhkan SDM yang lebih beragam.

Strategi pengelolaan SDM IT juga dapat dilakukan dengan beragam metode. Tidak semua SDM harus diangkat menjadi karyawan tetap, mungkin cukup SDM-SDM IT penentu strategi IT saja yang diangkat menjadi karyawan tetap. SDM-SDM yang melaksanakan tugas-tugas rutin yang pada dasarnya bisa dilakukan oleh banyak teknisi pada umumnya bisa perlakukan sebagai karyawan kontrak saja atau outsourcing dengan catatan prosedur-prosedur kebijakan IT sudah tersusun dengan baik atau tersandarisasi sehingga faktor-faktor kekacauan IT dapat diminimasi seperti perlakukan tentang password, kebijakan penggunaan internet, keamanan data dan lain-lain.

Perangkat Lunak.

Perangkat Lunak merupakan salah satu syarat utama dalam pembangunan IT. Tidak ada perangkat lunak maka tidaklah mungkin bisa dibangun bahkan jika dimisalkan anatomi tuuh manusia perangkat lunak marupakan darah bagi IT.

Perangkat lunak yang dibutuhkan dapat sebuah organisasi juga tergantung seberapa besar cakupan bisnis sebuah organisasi itu. Sebuah koperasi simpan/pinjam dengan 1 kantor tanpa cabang mungkin hanya membutuhkan perangkat lunak yang lebih sederhana. Tetapi jika koperasi simpan/pinjam dengan banyak kantor cabang tentunya akan lebih banyak menggunakan perangkat lunak mulai dari perangkat lunak server, sistem operasi workstation, sistem aplikasi khusus simpan/pinjam hingga aplikasi keamanan komputer.

Perangkat Keras.

Perangkat keras merupakan salah satu syarat utama pula dalam pembangunan IT. Seperti yang telah disinggung pada topik perangkat lunak bahwa tanpa perangkat lunak pembangunan IT tidak akan terlaksana, begitu pula pada perangkat keras. Jika dimisalkan dengan dimisalkan dengan anatomi tubuh manusia perangkat keras adalah jasad tubuh itu atau organ tubuh itu sendiri. Jadi tidaklah mungkin perangkat lunak bisa peroperasi tanpa ada perangkat keras.

Kebutuhan perangkat keras juga tergantung pada seberapa besar cakupan bisnis yang akan diterapkan. Seperti yang telah disinggung pada topik biaya bahwa perangkat keras pada unit usaha penjualan vocer pulsa dan penjualan telepon genggam mungkin hanya membutuhkan 1 unit komputer dan 1 unit printer. Akan tetapi jika dibandingkan dengan koperasi simpan/pinjam dengan banyak kantor cabang tentunya akan membutuhkan perangkat keras yang lebih banyak dan beragam, mulai dari server, workstation hingga media komunisasi sperti switch hub, kabel jaringan dan wi/fi router dan media transaksi seperti transaction switching.

Organisasi IT.

IT juga membutuhkan organisasi. Mengapa demikian ? Bagaimana operasional IT nyaris tidak bisa disamakan dengan opersional organisasi biasanya. Karena IT pada dasarnya hanya sebagai pendukung operasional yang dengan harapan jika operasional organisasi mengunakan IT maka akan lebih efisien dan efektif. Organisasi IT sebenarnya merupakan kumpulan fungsi-fungsi IT mulai dari Konsep IT, Manajemen IT, Manajemen Proyek IT, Regulasi IT, Pengembangan IT, Perawatan IT hingga Pendokumentasian IT.

Konsep IT dilakukan oleh pimpinan IT (IT Manager) yang mencakup arsitektur IT yang dibutuhkan hingga manajemen pengelolaan IT untuk mendukung operasional IT. Apabila organisasi itu mempunyai banyak unit bisnis makan fungsi ini dilaksanakan oleh seorang direktur IT (Chief Information Officer = CIO). Seorang IT Manager atau CIO biasaya didampingi oleh konsultan pendamping dalam membangun konsep IT tersebut dengan harapan kesalahan dalam konsep dapat diminimasi. Fungsi Manajemen IT juga dilaksanakan oleh IT Manager atau CIO. Fungsi penentuan regulasi IT mulai dari penyusunan prosedur-prosedur IT, manajemen password hingga pembagian akses dan lain-lain.

Fungsi pengembangan dilakukan oleh sub-divisi pengembangan atau pengembang IT pihak ketiga. Pada fungsi ini melibatkan beberapa SDM antara lain Manajer Proyek yang melaksakan Manajemen Proyek pengembangan IT, Analis Sistem yang melakukan analisa sistem IT, Perancang Sistem yang melakukan perancangan sistem IT, Perancang Database yang melakukan perancangan database, Programmer membuat coding program, Penguji sistem (tester) yang melakukan pengujian IT dan Implementator sistem yang bertugas menginstal sistem IT.

Organisasi IT

Fungsi Perawatan dilaksanan oleh Sub-Divisi Perawatan atau saat ini lebih dikenal dengan istilah Helpdesk. Fungsi ini melibatkan Helpdesk Coordinator yang bertugas mengatur perawatan dan SDM-SDM yang melakukan perawatan, teknisi yang melaksanakan perawatan, network engineer yang melaksanakan perawatan terhadap jaringan komputer, network administrator yang mengatur jaringan komputer dan Database Administrator yang mengatur penggunaan Database pada sistem yang IT yang berlaku.

Fungsi pendokumentasian IT dilaksanakan oleh Sub-divisi pendokumentasian IT. Fungsi ini adalah merupakan fungsi-fungsi pencatatan atau pendokumentasian sistem IT mulai dokumentasi penggunaan sistem (User Manual), dokumentasi pengembangan sistem, dokumentasi instalasi sistem, dokumentasi perawatan yang mencakup inventaris asset IT dan histori perawatan, hingga kontrol versi sistem kerena sistem biasanya akan secara berevolusi diperbaiki hingga optimal dan dicatat dengan versi.

3. Kebijakan Strategis Organisasi.

Kebijakan strategis organisasi merupakan faktor utama dalam pengembangan IT karena fungsi ini dilakukan oleh manajemen strategis organisasi dan tanpa kebijakan strategis organisasi penerapan IT tidak mungkin tewujud kerena kebijakan-kebijakan strategis seperti biaya, waktu penerapan, dan perawatan menjadi suatu yang serius untuk didiskusikan dan diputuskan, terlebih para pengambil keputusan IT bukan orang yang mempunyai keahlian dibidang IT. Seorang IT Manager atau CIO harus seakurat mungkin dalam mengajuan penerapan IT ini supaya para penentu kebijakan strategis dapat memahami akan manfaat dan keuntungan penerapan IT yang diajukan dan ini merupakan tugas yang berat bagi seorang IT manger atau CIO.