Teknologi Informasi atau Information Technology atau sering disebut dengan “IT” saja saat ini adalah sudah menjadi kebutuhan mendasar dalam setiap organisasi bisnis atau perusahaan.
Terbukti saat ini nyaris tidak ada organisasi bisnis atau perusahaan yang tidak menggunakan tekonologi informasi khususnya komputer. Dalam rangka turut serta dalam persaingan bisnis, efisiensi dan efektifitas bisnis menjadi alasan utama mengapa orang menggunakan Teknologi Informasi.
Teknologi Informasi mulai dari komputer, telepon genggam hingga internet kini sudah kian bisa dirasakan hampir semua lapisan masyarakat. Saat ini hampir tidak ada orang yang mengirimkan kartu lebaran, kartu natal atau kartu-kartu ucapan lainnya lewat kantor-kantor pos karena sudah ada Short Message Service (SMS). Saat ini nyaris tidak ada orang yang mengirimkan uang melalui weselpos –yang katanya lama sampainya—melainkan sudah menggunakan transfer rekening bank. Saat ini kian banyak media-media transaksi bisnis mulai dari kartu debet, kartu kredit hingga SmartCard yang merupakan kartu elektronik yang multifungsi mulai dari menyimpan data identitas pribadi, data rekening listrik, data rekening bank hingga sebagai alat pembayaran seperti transaksi pembelian barang di minimarket, bayar tagihan telepon dan lain-lain.
Perkembangan alat-alat IT juga merupakan suatu yang perlu dicermati dengan serius dan merupakan masalah lain lagi karena begitu cepatnya perkembangannya sehingga terkadang menyulitkan kita memilih karena jika salah stategi menggunakan alat-alat IT yang dibutuhkan akan menyulitkan diri kita sendiri mulai dari cepat usangnya alat-alat tersebut sehingga menjadi barang rongsokan yang tidak bisa dimanfaatkan hingga pembengkakan biaya yang malah menjadi masalah besar di kemudian hari. Dan setiap organisasi apa pun jenis usahanya yang melibatkan IT maka ia juga berharap besar akan mendapatkan keuntungan yang sebesar-besarnya dari alasan efisien dan efektitas yang dijanjikannya.
Membahas masalah IT bukan hanya membahas masalah alat-alatnya melainkan juga harus diperhatikan aspek-aspek pendukungnya seperti orang yang menggunakannya, bagaimana instalasinya, bagaimana merawat dan menangani masalah-masalahnya, kelengkapan dokumentasinya, organisasinya dan biaya yang harus dikeluarkannya. Bahkan organisasi juga berharap dengan diterapkannya IT dapat pula merubah paradigma dan perilalaku SDM karena janji sistematisnya suatu sistem IT yang diterapkannya.
Setiap organisasi bisnis pun tidak luput dari kebutuhan akan IT. Mulai dari pengolahan data karyawan, akuntasi hingga perhitungan sisa hasil usaha dan lain-lain semuanya melibatkan IT. Semakin besar bisnis suatu korporasi akan semakin besar pula kebutuhan IT-nya. Perlakuan IT untuk koperasi pun sebenarnya tidak berbeda dengan organisasi bisnis lainnya yakni tetap berbasis kepada kebutuhan masing-masing organisasi tetapi mungkin tetap menggunakan alat dan biaya yang sebanding dengan organisasi bisnis lainnya.
Dalam rangka mewujudkan koperasi yang berbasis pada IT ada aspek-aspek yang harus dipersiapkan antara lain proses bisnis dan standar prosedur, biaya, sumber daya manusia (SDM), perangkat lunak perangkat keras dan kebijakan strategis organisasi yang mana perpaduan aspek-aspek tersebut merupakan bangunan IT itu sendiri.
Bangunan IT
IT dibangun atas 3 aspek yakni pertama, aspek fondasi yang berisi proses bisnis dan strandar prosedur. Kedua, aspek pilar IT itu sendiri yang meliputi biaya, perangkat lunak, perangkat keras, SDM dan organisasi IT. Ketiga, aspek kebijakan strategis organisasi.
Bangunan IT
1. Fondasi IT.
Setiap organsasi pasti mempunyai proses bisnis (business process) dan setiap bisnis proses pasti memiliki prosedur-prosedur untuk melaksanakan proses bisnis itu. Ada organisasi yang belum membakukan proses bisnis dan prosedurnya sehingga biasanya prosedur-prosedur yang digunakan belum tertata dengan baik sehingga menimbulkan masalah-masalah seperti ketimpangan kerja, inefisiensi kerja dan ketidakefektifan kerja. Apabila diterapkan IT pada organisasi semacam ini tentunya penerapan IT tersebut akan tidak banyak memberi manfaat bagi organisasi tersebut bahkan cenderung akan merugikan organisasi. Akan lebih baik sebuah organisasi apabila ingin menerapkan IT melakukan standarisasi prosedur. Tetapi dalam melakukan standarisasi prosedur bukan berarti tidak ada konsekuensi-konsekuensi seperti menyewa konsultan untuk merapikan prosedur, terjadi perubahan organisasi yang sporadik, terjadi “rolling” SDM dan lain-lain, atau resiko-resiko seperti perlu biaya ekstra untuk membayar konsultan, menolaknya SDM dengan prosedur yang baru, penambahan insfrastruktur penunjang dan lain-lain.
2. Pilar-Pilar IT.
Seperti yang telah disinggung di atas bahwa IT mempunya pilar-pilar yang meliputi Biaya, SDM, Perangkat Lunak, Perangkat Keras dan Organisasi IT.
Biaya.
Biaya merupakan faktor penting dalam penerapan IT. Banyak orang mengatakan “IT itu mahal..!” tentunya ungkapan ini sangat tergantung siapa yang menginginkan penerapan IT itu karena ialah yang akan mengeluarkan biayanya. Bagi organiasi yang mempunyai dana besar bisa jadi ungkapan tadi tidak tidak berlaku, akan tetapi sebaliknya bagi organisasi yang mempunyai dan terbatas atau pas-pasan maka ungkapan tadi jadi berlaku.
Memang dalam penerapan IT faktor ini marupakan faktor yang mendominasi dalam pengambilan keputusan penerapan IT dalam organisasi. Tidak ada penerapan IT yang tanpa mengeluarkan biaya. Faktor biaya yang dibutuhkan mencakup biaya pengadaan, instalasi, perawatan, dan SDM. Besar kecilnya biaya yang dibutuhkan tentunya ditentukan seberapa besar area bisnis yang ingin diterapkan dan teknologi seperti apa yang dibutuhkan karena begitu banyak pilihan teknologi yang masing-masing mempunyai konsekuensi-konsekuensi dan risiko-risiko. Jika sebuah badan usaha seperti penjualan vocer pulsa dan penjualan telepon genggam mungkin hanya membutuhkan 1 komputer dan 1 printer dengan perangkat lunak aplikasi perkantoran dan aplikasi khusus penjualan dan tentunya hanya membutuhkan biaya tidak lebih dari 10-juta rupiah. Akan tetapi jika badan usaha itu berupa koperasi simpan/pinjam dengan banyak kantor cabang dan melayani ribuan anggota akan membutuhkan teknologi yang lebih dari besar bahkan membutuhkan media komunikasi komputer serta membutuhkan SDM yang beragam karena lebih banyak opersional dan standar remunerasi yang lebih beragam, hal ini tentunya akan membutuhkan biaya yang sangat besar hingga ratusan juta rupiah bahkan miliaran rupiah.
Sumber Daya Manusia.
Sumber daya manusia dalam penerapan IT juga merupakan faktor penting karena IT membutuhkan tenaga khusus yang dapat penerapannya. Kebutuhan akan SDM di bidang IT sangat tergantung pada besar kecilnya cakupan IT yang diterapkan. Semakin besar Cakupan IT yang dibangun maka akan semakin besar pula SDM yang dibutuhkan.
SDM yang dibutuhkan IT antara lain Teknisi IT, Analis Sistem, Perancang Sistem, Programmer, Database Administrator, dan Dokumentator Sistem.
Sebuah koperasi simpan/pinjam dengan 1 kantor tanpa cabang mungkin hanya akan membutuhkan 1 orang tekhnisi untuk merawat sistem yang ada kerena urusan perangkat lunak dan perangkat keras sudah dikonfigurasikan oleh SDM dari pihak pengembang (outsourcing). Berbeda lagi dengan koperasi simpan/pinjam dengan banyak kantor cabang tentunya akan lebih banyak membutuhkan tenaga IT, apalagi jika koperasi dengan lebih banyak unit bisnis tentunya akan lebih banyak membutuhkan SDM yang lebih beragam.
Strategi pengelolaan SDM IT juga dapat dilakukan dengan beragam metode. Tidak semua SDM harus diangkat menjadi karyawan tetap, mungkin cukup SDM-SDM IT penentu strategi IT saja yang diangkat menjadi karyawan tetap. SDM-SDM yang melaksanakan tugas-tugas rutin yang pada dasarnya bisa dilakukan oleh banyak teknisi pada umumnya bisa perlakukan sebagai karyawan kontrak saja atau outsourcing dengan catatan prosedur-prosedur kebijakan IT sudah tersusun dengan baik atau tersandarisasi sehingga faktor-faktor kekacauan IT dapat diminimasi seperti perlakukan tentang password, kebijakan penggunaan internet, keamanan data dan lain-lain.
Perangkat Lunak.
Perangkat Lunak merupakan salah satu syarat utama dalam pembangunan IT. Tidak ada perangkat lunak maka tidaklah mungkin bisa dibangun bahkan jika dimisalkan anatomi tuuh manusia perangkat lunak marupakan darah bagi IT.
Perangkat lunak yang dibutuhkan dapat sebuah organisasi juga tergantung seberapa besar cakupan bisnis sebuah organisasi itu. Sebuah koperasi simpan/pinjam dengan 1 kantor tanpa cabang mungkin hanya membutuhkan perangkat lunak yang lebih sederhana. Tetapi jika koperasi simpan/pinjam dengan banyak kantor cabang tentunya akan lebih banyak menggunakan perangkat lunak mulai dari perangkat lunak server, sistem operasi workstation, sistem aplikasi khusus simpan/pinjam hingga aplikasi keamanan komputer.
Perangkat Keras.
Perangkat keras merupakan salah satu syarat utama pula dalam pembangunan IT. Seperti yang telah disinggung pada topik perangkat lunak bahwa tanpa perangkat lunak pembangunan IT tidak akan terlaksana, begitu pula pada perangkat keras. Jika dimisalkan dengan dimisalkan dengan anatomi tubuh manusia perangkat keras adalah jasad tubuh itu atau organ tubuh itu sendiri. Jadi tidaklah mungkin perangkat lunak bisa peroperasi tanpa ada perangkat keras.
Kebutuhan perangkat keras juga tergantung pada seberapa besar cakupan bisnis yang akan diterapkan. Seperti yang telah disinggung pada topik biaya bahwa perangkat keras pada unit usaha penjualan vocer pulsa dan penjualan telepon genggam mungkin hanya membutuhkan 1 unit komputer dan 1 unit printer. Akan tetapi jika dibandingkan dengan koperasi simpan/pinjam dengan banyak kantor cabang tentunya akan membutuhkan perangkat keras yang lebih banyak dan beragam, mulai dari server, workstation hingga media komunisasi sperti switch hub, kabel jaringan dan wi/fi router dan media transaksi seperti transaction switching.
Organisasi IT.
IT juga membutuhkan organisasi. Mengapa demikian ? Bagaimana operasional IT nyaris tidak bisa disamakan dengan opersional organisasi biasanya. Karena IT pada dasarnya hanya sebagai pendukung operasional yang dengan harapan jika operasional organisasi mengunakan IT maka akan lebih efisien dan efektif. Organisasi IT sebenarnya merupakan kumpulan fungsi-fungsi IT mulai dari Konsep IT, Manajemen IT, Manajemen Proyek IT, Regulasi IT, Pengembangan IT, Perawatan IT hingga Pendokumentasian IT.
Konsep IT dilakukan oleh pimpinan IT (IT Manager) yang mencakup arsitektur IT yang dibutuhkan hingga manajemen pengelolaan IT untuk mendukung operasional IT. Apabila organisasi itu mempunyai banyak unit bisnis makan fungsi ini dilaksanakan oleh seorang direktur IT (Chief Information Officer = CIO). Seorang IT Manager atau CIO biasaya didampingi oleh konsultan pendamping dalam membangun konsep IT tersebut dengan harapan kesalahan dalam konsep dapat diminimasi. Fungsi Manajemen IT juga dilaksanakan oleh IT Manager atau CIO. Fungsi penentuan regulasi IT mulai dari penyusunan prosedur-prosedur IT, manajemen password hingga pembagian akses dan lain-lain.
Fungsi pengembangan dilakukan oleh sub-divisi pengembangan atau pengembang IT pihak ketiga. Pada fungsi ini melibatkan beberapa SDM antara lain Manajer Proyek yang melaksakan Manajemen Proyek pengembangan IT, Analis Sistem yang melakukan analisa sistem IT, Perancang Sistem yang melakukan perancangan sistem IT, Perancang Database yang melakukan perancangan database, Programmer membuat coding program, Penguji sistem (tester) yang melakukan pengujian IT dan Implementator sistem yang bertugas menginstal sistem IT.
Organisasi IT
Fungsi Perawatan dilaksanan oleh Sub-Divisi Perawatan atau saat ini lebih dikenal dengan istilah Helpdesk. Fungsi ini melibatkan Helpdesk Coordinator yang bertugas mengatur perawatan dan SDM-SDM yang melakukan perawatan, teknisi yang melaksanakan perawatan, network engineer yang melaksanakan perawatan terhadap jaringan komputer, network administrator yang mengatur jaringan komputer dan Database Administrator yang mengatur penggunaan Database pada sistem yang IT yang berlaku.
Fungsi pendokumentasian IT dilaksanakan oleh Sub-divisi pendokumentasian IT. Fungsi ini adalah merupakan fungsi-fungsi pencatatan atau pendokumentasian sistem IT mulai dokumentasi penggunaan sistem (User Manual), dokumentasi pengembangan sistem, dokumentasi instalasi sistem, dokumentasi perawatan yang mencakup inventaris asset IT dan histori perawatan, hingga kontrol versi sistem kerena sistem biasanya akan secara berevolusi diperbaiki hingga optimal dan dicatat dengan versi.
3. Kebijakan Strategis Organisasi.
Kebijakan strategis organisasi merupakan faktor utama dalam pengembangan IT karena fungsi ini dilakukan oleh manajemen strategis organisasi dan tanpa kebijakan strategis organisasi penerapan IT tidak mungkin tewujud kerena kebijakan-kebijakan strategis seperti biaya, waktu penerapan, dan perawatan menjadi suatu yang serius untuk didiskusikan dan diputuskan, terlebih para pengambil keputusan IT bukan orang yang mempunyai keahlian dibidang IT. Seorang IT Manager atau CIO harus seakurat mungkin dalam mengajuan penerapan IT ini supaya para penentu kebijakan strategis dapat memahami akan manfaat dan keuntungan penerapan IT yang diajukan dan ini merupakan tugas yang berat bagi seorang IT manger atau CIO.
