Seperti yang telah dideskripsikan pada artikel yang bertopik Menuju Korporasi Berbasis IT, bahwa bangunan IT terdidi dari 3 aspek yakni fondasi, pilar-pilar IT, dan aspek kebijakan strategis organisasi.

Seperti layaknya bangunan rumah pada sebuah rumah pasti memiliki fondasi rumah agar bangunan diatas fondasinya dapat berdiri dengan baik dan kokoh. Biasanya penentuan fondasi disesuaikan dengan rencana masa depan. Rumah yang direncanakan hanya memiliki satu lantai tentunya memiliki struktur fondasi yang berbeda dengan rumah yang direncanakan lebih dari satu lantai. Semakin baiknya struktur fondasinya akan semakin baik pula bangunan yang berada diatasnya. Kriteria baik di sini bukan hanya dari bahan yang digunkan tetapi juga ada aspek-aspek yang lain seperti kesesuaian dengan kebutuhan masa depan, ukuran yang tepat untuk bangunan diatasnya dan lain-lain.

Begitu pula bangunan IT, ia juga mampunyai fondasi. Fondasi bangunan IT juga diseuaikan dengan rencana IT masa depan. Semakin baik fondasi yang dibangun juga akan semakin baik pula bangunan yang berada diatasnya. Fondasi IT adalah pendefinisan proses bisnis dan standarisasi prosedur operasional organisasi.

Dalam dunia usaha, menentukan proses bisnis dan standar prosedur operasional di awal usaha adalah suatu idealisme. Tetapi dalam praktiknya ketika seseorang atau sebuah organisasi memulai usahanya yang dilakukan bukan menentukan proses bisnis dan standar prosedur operasionalnya melainkan menjalankan usahanya dahulu dengan segala keterbatasan sumbar dayanya. Ketika usahanya sudah berhasil dan tumbuh membesar maka ia harus menata sedikit demi sedikit penentuan proses bisnisnya dan menstandarisasi prosedur operasionalnya. Mengapa hal ini musti dilakukan ? Jawabannya adalah karena semakin besarnya usaha tentunya juga akan semakin banyak melibatkan banyak sumber daya manusianya (SDM). Sekali pun si pengusaha atau organisasi yang berusaha itu sanggup membayar berapa pun kepada SDM yang dilibatkannya bukan berarti ia selalu dapat menjalankan usahanya dengan mulus. Tentunya ia akan berhadapan dengan masalah-masalah seperti masuk dan keluarnya SDM (turn-over) yang tinggi, belum tersusunnya alur kerja, moralitas SDM yang belum sesuai dengan harapan, biaya yang sulit diukur dan masih banyak lagi masalah lain yang harus ia hadapi.

Pendefinisan proses bisnis dan standarisasi prosedur operasional pun juga bukan sesuatu hal yang mudah untuk dilakukan bagaikan membalikan telapak tangan. Disamping ia juga membutuhkan tenaga ahli atau konsultan yang mampu melakukan proses ini, hal ini diperlukan sebuah kesamaan visi dan misi dari pendiri (Founding Father) organisasi usaha tersebut. Tidak sedikit tenaga ahli atau konsultan yang ingin melakukan proses ini gagal menjalankan misinya karena sulitnya mendapatkan kesamaan visi dan misi dari Founding Father dari organisasi usaha tersebut. Bahkan banyak organisasi usaha yang Founding Fathernya sendiri tidak memahami atau tidak mengetahui apa yang sebenarnya ia mau, ditambah masalah-masalah lain seperti menolaknya beberapa SDM akan proses ini karena tidak seiring dengan kepetingan yang diusungnya, faktor-faktor biaya dan waktu, kemungkinan keberhasilannya dan lain-lain. Tetapi melakukan pendefinisian proses bisnis dan standarisasi prosedur operasional ini membawa harapan bahwa kerapian dan keselarasan ritme usaha bisa menjadi lebih harmonis sehingga menghasilkan sebuah organsasi usaha yang mantap sehingga menghasilkan produk-produk yang dapat dinikmati oleh banyak penggunanya. Dan inilah harapan semua pengusaha atau organsasi usaha. Dan akan lebih baik lagi sebelum melakukan pendefinisan proses bisnis dan standarisasi prosedur kerja ini perlu dilakukan penyadaran model kedewasaan kemampuan organisasi (The Capability Maturity Model)

Manfaat lain dari pendefinisan proses bisnis dan standarisasi prosedur operasional yang baik adalah terukurnya kualitas dari masing-masing rantai usaha. Apabila masing-masing rantai usaha sudah dapat diukur tentunya akan dapat diukur pula tingkat efisien dan efektivitas organisasi usaha tersebut. Dan akan lebih baik lagi proses ini dilakukan dengan metoda-metoda yang standar internasioal dan dapat dibuktikan serta disertifikasikan oleh lembaga sertifikasi manajemen kualitas seperti lembaga Internasional Standard Organization dalam hal ini sertifikasi ISO 9001:2000 (sertifikasi standar kualitas). Pendefinisian Proses dan Standarisasi Prosedur ini juga dapat dikatakan sebagai proses membangun manajemen kualitas.

Standar internasional ini menetukan persyaratan bagi sistem manajemen kualitas bila sebuah organisasi:

• Perlu memperagakan kemampuannya untuk taat asas memberikan produk yang memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku.
• Bertujuan meningkatkan kepuasan pelanggan melalui penerapan sistemnya secara efektif, termasuk proses pebaikan berlanjut dari sistemnya dan kepastian kesesuaiannya pada persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku.

Bagi sebuah organisasi untuk befungsi efektif, ia harus mengetahui dan mengelola sejumlah kegiatan yang saling beghubungan. Suatu kegiatan yang akan memakai sumber daya, dan dikelola untuk untuk memungkinkan transformasi masukan menjadi keluaran, dapat dianggap sebagai proses. Acap kali keluaran suatu proses merupakan masukan bagi yang berikutnya.

Organisasi harus menetapkan, mendokumentasikan, menerapkan dan memelihara sistem manajemen kualitasnya dan terus menerus memperbaiki keefektifannnya. Organisasi harus:

• Mengetahui proses yang diperlukan untuk sistem manajemen kualitas dan penerapan di seluruh organisasi.
• Menentukan urutan dan interaksi proses-proses ini.
• Menetapkan criteria dan metoda yang diperlukan untuk memastikan bahwa baik operasi maupun kendali proses-proses ini efektif.
• Memastikan tersedianya sumber daya dan informasi yang diperlukan untuk mendukung operasi dan pemantauan proses-proses ini.
• Memantau, mengukur dan menganalisis proses-proses ini.
• Menerapkan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang direncakan dan perbaikan proses-proses ini.

Dalam setiap organisasi usaha apa pun bentuknya, termasuk juga koperasi pasti mempunyai proses bisnis baik disadari atau tidak oleh pelaku bisnisnya. Apa sebenarnya proses binsi itu ? Proses bisnis adalah sekumpulan aktifitas yang terstruktur sehingga terbentuk rantai-rantai aktifitas yang menghasilkan suatu produk. Kita ambil contoh, pada proses pembuatan makanan Tahu. Makanan ini adalah hasil proses dari sekarung kedelai yang dikeluarkan dari kulitnya, dicuci, digiling dan dicetak menjadi Tahu. Pada masing-masing proses pembuatan Tahu ini tentunya melibatkan SDM yang malaksanakan masing-masing rantai aktifitas. Dan setiap rantai aktifitasnya mengharuskan ada standar ukuran kualitas agar mudah untuk menentukan berapa yang harus dibayarkan kepada SDM pada masing-masing rantai aktivitas.

Pada organisasi yang sudah melibatkan sumber daya yang lebih banyak tentunya pendefinisian proses bisnis dan penentuan ukuran kualitasnya sudah sangat diperlukan supaya manajemen dapat melakukan treatment terhadap masing-masing sumber daya dan produk yang dihasilkannya. Sumber daya organisasi yakni SDM-nya, materialnya atau barang atau jasa yang diprosesnya, alat-alatnya atau mesinnya, uangnya, dan data sekaligus informasinya. Apabila pendefinisian proses bisnis dan standar ukuran belum dimiliki oleh manajemen organisasi tentunya akan sulit sekali menentukan treatment kepada masing-masing sumber dayanya dan produk yang dihasilnnya. Ia tidak mungkin dapat menentukan reward and punishment terhadap SDM-nya dengan baik, ia tidak mungkin memproses materialnya dengan baik, ia tidak mungkin dapat menentukan dan memelihara teknologi mesin yang digunakan dengan baik, ia tidak mungkin mengelola keuangannya dengan baik, ia tidak mungkin dapat mengelola data dan informasinya dengan baik dan tidak mungkin pula dapat ditentukan baik atau buruknya kualitas suatu produk yang dihasilkannya.

Pendefinisian proses bisnis dan standarisasi ukuran merupakan alat yang digunakan untuk melakukan treatment. Maka sangat wajar jika banyak ketidakadilan terhadap tenaga kerja cuma manajemen organisasi usahanya tidak punya alat untuk melakukan treatment sehingga timbul banyak masalah lain seperti mogok kerja dan demonstrasi karyawan.

Inti dari manajemen kualitas ini adalah bahwa setiap rantai aktifitas bisnis terdokumentasi dengan baik dan dapat diukur kualitasnya serta melakukan peningkatan kualitas terus menerus. Hal ini sesuai dengan filosifi manajemen kualitas ISO 9001:2000 yakni :

• Tulis apa yang kita kerjakan.
• Kerjakan apa yang kita tulis.
• Review.
• Tingkatkan.

Dalam proses pendefinisan proses bisnis penulis biasanya menggunakan metoda menggambar rantai nilai (value-chain). Metoda ini ditemukan oleh Prof. Mike E. Porter. Rantai nilai merupakan sebuah gambar yang didalamnya terapat gambaran rantai aktifitas ini maupun gambaran rantai aktivitas pendukung. Dengan berhasil menggambar rantai nilai yang baik maka akan lebih memudahkan kita melihat atau memetakan proses bisnis, treatment apa yang harus dilakukan, berapa SDM yang dibutuhkan, teknologi apa yang diperlukan dan berapa biaya harus dikeluarkan untuk menjalan roda usaha atau bisnis yang kita petakan.

Dalam membangun manajemen kualitas penulis juga alat-alat lain selain rantai nilai antara lain data-flow diagram, flow-chart dan kamus data.

Dokumentasi dalam manajemen kualitas jika diurutkan berdasarkan hirarkinya antara lain :

Manual Mutu.

Manual Mutu adalah dokumentasi standar ukuran-ukuran dan kodifikasi yang disepakati oraganisasi. Seperti pengkodean nomor induk karyawan, pengkodean perkiraan akuntansi, ukuran baik atau buruk sebuah produk dan lain-lain. Sehingga setiap kualitas proses dan kualitas hasil selalu mengacu pada dokumen ini.

Kebijakan Mutu.

Kebijakan mutu adalah dokumen yang berisi kebijakan strategis dalam menjalankan proses manajemen kualitas. Misal kebijakan prosentase keberhasilan tahun ini untuk mencapai tujuan tertentu. Jika syarat standarisasi dari manual mutu bisa dipenuhi semua tentunya akan lebih mendekati keberhasilan. Tapi pada praktiknya sangat jarang organisasi yang dapat memenuhi persyaratan manual mutu, pasti mempunyai keterbatasan-keterbatasan sehingga memerlukan toleransi-toleransi dalam pencapaian tujuan dan dilakukan perbaikan terus menerus.

Sasaran Mutu.

Sarasan Mutu adalah dokumen yang berisi pencapai-pencaian yang akan direalisasikan pada periode tertentu periode bisa kuartal atau semester.

Prosedur kerja.

Prosedur kerja adalah dokumen yang berisi prosedur-prosedur kerja dalam merealisasikan sasaran mutu, baik berupa prosedur-prosedur kerja rutin ataupun prosedur-prosedur yang sifatnya sementara (taskforce).

Prosedur kerja merupakan daftar langkah-langkah dalam melakukan satu pekerjaan. Misal dalam proses pendaftaran anggota koperasi, seorang calon anggota harus mengisi formulir anggota baru, membayar iuran wajib dan membayar iuran pokok.

Instruksi Kerja.

Instruksi adalah dokumentasi yang berisi instruksi atasa prosedur-prosedur yang harus dilakukan dalam suatu jabatan tertentu. Misal ada sebuah jabatan kasir market ia harus melakukan prosedur pencatatan pemasukan uang, pencatatan pengeluaran uang, dan prosedur membuat laporan posisi kas.

Job Description.

Job description adalah dokumentasi instruksi-instruksi kerja atas nama seorang personil dalam organisasi.

Kontrak dan Dokumentasi Remunerasi.

Kontrak adalah dokumentasi kesepakatan kerja antara kedua belah pihak personil dengan organisasi. Dokumen Remunerasi adalah daftar paket upah yang diterima personil atas pekerjaan yang disepakati.

Manajemen Kualitas dan Bangunan IT.

Seperti yang telah disinggung di atas bahwa penerapan sistem manajemen kualitas adalah fondasi bangunan IT, hal ini berarti bahwa bangunan IT yang baik adalah bangunan IT yang mempunya fondasi penerapan sistem manajemen kualitas yang baik. Keberhasilan penerapan sistem manajemen kualitas yang baik sangat menentukan proses pengembangan IT di masa depan. Hal ini tentunya sebuah idelisasme.

Banyak organisasi dalam menerapkan pengembangan IT yang tidak dilandasi fondasi manajemen kualitas yang baik bahkan tidak memiliki fondasi manajemen kualitas sama sekali. Penerapan dengan metoda semacam ini bisa saja dilakukan tetapi menimbulkan banyak masalah dikemudian hari seperti organsasi harus membayar tenaga pengembang IT yang terus menerus , cakupan pengembangan yang tidak terukur, sistem yang IT yang “tambah sulam”, hingga proyek pengembangan yang tidak pernah selesai (Never Ending Project). Dan tentunya hal inilah yang tidak diingin oleh semua organisasi usaha khususnya koperasi.

Dalam rangka mengintegrasikan IT di suatu korporasi pembangunan fondasi ini sangat mutlak diperlukan. Standarisasi prosedur-prosedur operional sebuah korporasi perlu dilakukan agar memiliki kesegaman dan keserasian prosedur. Standarisasi dokumen-dokumen koperasi perlu dilakukan agar semua pengguna dapat dengan mudah menggunakannya sehingga masalah “turn-over” karyawan bisa terjawab solusinya. Standarisasi alat ukur kualitas perlu dilakukan agar tidak lagi terjadi ketidakadilan dan semakin mudah untuk mengukur kualitas produk yang dihasilkan. Dan kesemua ini dalam rangka mencapai nilai kepuasan pengguna produk pada titik yang maksimal.

Tidak dibangunyan fondasi IT ini tentunya akan menyulitkan pengembangan pembangunan IT. Dapat kita bayangkan jika tidak diketahui berapa jumlah prosedur yang ada dalam organisasi maka tentunya akan sulit pengembang IT membuat modul-modul program, sulit untuk menentukan biaya untuk pengembangan IT, sulit untuk menentukan teknologi yang harus diterapkan dan sulit untuk menentukan berapa jumlah SDM yang diperlukan untuk melaksanakan proses pengembang IT dan jumlah SDM yang diperlukan ketika IT diterapkan.

Seperti yang telah disinggung diatas bahwa dalam pembangunan fondasi IT ini tidak semudah membalikkan telapak tangan melainkan begitu besar “effort” yang musti dilakukan dan tentunya membutuhkan biaya yang tidak sedikit.